Für die Ordnung des Archivs und seine Nutzung hat der Bundesrat unter dem 23.11.2003 eine Archivordnung erlassen.

Aus dieser Ordnung sind die folgenden Punkte von besonderer Bedeutung:

• der Bund Neudeutschland hat e i n Archiv. Damit wurde allen Plänen auf Aufteilung des Archivs in verschiedene Teilbereiche für die einzelnen Gemeinschaften eine Absage erteilt.
• Aus der Struktur der KSJ ergab sich und ergibt sich auch weiterhin eine teilweise doppelte bzw. dreifache Aktenführung, da sowohl die Leitung des Heliand Mädchenkreises als auch die ND- Schülergemeinschaft sowie die KSJ -Leitung eigene Akten führen. Bei der Kassation wird diese Mehrfachführung aufgrund eines Beschlusses innerhalb der KSJ aufgehoben. Es gibt nur noch einen KSJ- Bestand.
• Das Archiv des Bundes Neudeutschland ist seit der Verabschiedung der neuen Archivordnung nur noch zuständig für die Archivierung der Materialien aus den zentralen Dienststellen. Die Diözesan- bzw.- Regionalakten müssen vor Ort archiviert werden ebenso wie die Unterlagen der einzelnen Ortsgruppen
• Die Verantwortung für das Bundesarchiv liegt beim ND- Bundesvorstand, speziell für für den Bestand der KSJ bei der KSJ- Bundesleitung. Der Bundesarchivar trägt zusammen mit der Bundesleitung die Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwaltung des Bundesarchivs.